Rozhovor so zamestnancami inkasa od TIMOCOM

TIMOCOM: Ako prebieha „bežný inkasný prípad“?

Denise: Služba sa poveruje on-line, z poverenia sa automaticky vygeneruje zložka prípadu, ktorú potom spracujeme. Počas spracovania inkasného prípadu veriteľ doloží podklady, napríklad nezaplatenú faktúru. Dlžník  má potom možnosť vyjadriť sa a tiež predložiť dokumenty, napríklad výpis z účtu ako dôkaz o úhrade faktúry. Celý proces prebieha digitálne – je to rozumnejšie a jednoduchšie pre nás aj pre zákazníkov.

Julian: Takmer vždy vymáhame faktúry za prepravu. Môže by to byť napríklad faktúra za škodu. Často je to proste tak, že v prípade nezrovnalostí medzi dvoma zmluvnými stranami najprv jeden z partnerov odmietne zaplatiť faktúru. Dôvody môžu byť rôzne. Väčšinou však ide o výraz nespokojnosti, čo potom riešime v komunikácii so všetkými zúčastnenými. U našich zákazníkov sa snažíme vystupovať voči obom stranám ako diplomatický prostredník. To je dôležité! Pretože aj v prípade, keď nám veriteľ predkladá nejaký prípad, nemusí ísť hneď o problém.

TIMOCOM: Aké sú príčiny neuhradených pohľadávok?

Julian: Najprv treba povedať, že sporov je podstatne menej, ako by si väčšina ľudí o inkasnej službe predstavila. Takmer vždy ide o komunikačný problém medzi obchodnými partnermi, ktorý ani nevyústi do otvoreného konfliktu. Jedným z najčastejších prípadov, ktoré máme, je napríklad chybne vystavená faktúra, ktorú z tohto dôvodu nemožno preplatiť. Nie je to tak, že dlžník nechce zaplatiť faktúru, ale napríklad pre jeho účtovný systém chýba určité číslo dokladu, ktoré veriteľ neuviedol. Ukáže sa, že dlžník platbu vôbec nemohol realizovať.

Geoffrey: Prípady môžu mať vskutku veľmi rozdielne dôvody. Niekedy existujú aj protipohľadávky, napríklad keď sa mali vymeniť palety, ale na mieste ich bolo príliš málo. V takýchto prípadoch sa môže stať, že dlžník zadrží peniaze, lebo má ešte nárok na výmenu paliet.

Denise: K problémom pri spracovaní môže dôjsť najmä vo veľkých firmách. Vo veľkom koncerne sa môže stať, že dopravca alebo zamestnanec špedície sa nemusí dostať až k zodpovednej osobe. Sporné prípady človek často nemôže vyjasniť sám, pretože pre živnostníkov je to zasa časovo náročné. Malé podniky často nemajú vlastné účtovné oddelenie, po večeroch si samy vystavujú faktúry a musia tak sami kontrolovať svoje pohľadávky. V takom prípade sa často nevyplatí, aby sa popri každodennej práci ešte starali o spravovanie pohľadávok. Na to potom využívajú inkasnú službu od TIMOCOM. Predovšetkým preto, že na našich stránkach sú uvedené poplatky. Každý sa tak môže vopred informovať, koľko ho pomoc inkasnej kancelárie bude stáť. Keď k tomu pridáte na misky váh čas a peniaze, zistíte, že sa to vyplatí.

Geoffrey: A keď sa k tomu ešte pridá jazyková bariéra, tak to už často vôbec nefunguje. Potom sa zákazník obráti na inkasnú službu od TIMOCOM a my vstupujeme do hry, pretože so zákazníkmi a ich dlžníkmi vieme hovoriť v 27 jazykoch.

TIMOCOM: Čo je na inkasnej službe najnáročnejšie?

Julian: Ak zákazníci nehovoria nemecky, niekedy ani anglicky, tak komunikácia medzi veriteľom a dlžníkom neprebieha vôbec. Potom pomôže, že v našom tíme ovládame veľa jazykov.

Geoffrey: Ako dopravcovia, tak aj špeditéri majú často malé povedomie o tom, aké majú práva a povinnosti. V tom prípade objasníme, čo treba urobiť a čo je nevyhnutné. A aké dôsledky môže mať to, že to neurobíte.

Julian: Nesmieme ponúkať právne poradenstvo, vysvetlíme však, aká je právna situácia. Zmluvné alebo obchodné zvyklosti panujúce za hranicou vlastnej krajiny sú často neznáme. Potom môže dôjsť k tomu, že s realizáciou platby nastanú problémy. V tom prípade chápeme našu prácu tak, že našou úlohou je poskytnúť informácie, aby sme zabránili ďalším inkasným prípadom.

TIMOCOM: Kde sú vaše hranice? Čo inkasná služba robiť nemôže?

Julian: Ako príklad môžeme uviesť vymáhanie dodatočných nákladov. Povedzme, že dopravca chce vymáhať prestoje, ktoré sa so zadávateľom dohodli telefonicky, ale nie sú uvedené v zmluve. My radíme, aby dodatky boli vždy dohodnuté písomne. Potom je pre všetkých zmluvných partnerov jasné, aké služby a výdavky sú v objednávke zahrnuté. My totiž môžeme vyjednávať iba o dohodnutých výdavkoch, ktoré sú uvedené v prepravnej objednávke, alebo o škodách, ktoré sú potvrdené a dohľadateľné.

TIMOCOM: V ktorých jazykoch môžete zákazníkom pomôcť?

Julian: Vieme zaistiť 27 jazykov. Hlavná časť požiadaviek je v nemčine, napriek tomu však máme rodených hovoriacich v tíme pre 26 ďalších jazykov. Macedónčinu ponúkame iba písomne.

TIMOCOM: Ako dlho trvá spracovanie? A kedy je inkasný prípad uzavretý?

Julian: Keďže každý prípad preverujeme jednotlivo, nemožno to povedať paušálne. Vždy sa snažíme vec vyjasniť čo najrýchlejšie, ale na to je nevyhnutná komunikácia s oboma partnermi. Treba si vyžiadať dokumenty, skontrolovať ich, vyžiadať znova a znova skontrolovať. Ak chceme pracovať bezchybne, je to dôležité. Niekedy existuje oprávnená protipohľadávka. V tom prípade môžeme urobiť kontrolu a iniciovať výplatu rozdielu. Každý prípad spracovávame tak dlho, dokým je pre nás zrozumiteľný a veriteľovi môžeme ponúknuť pomoc. K tomu patrí aj to, že môžeme dohodnúť odklad splátky alebo platbu v splátkach, ak s tým zákazník súhlasí.

TIMOCOM: Aká je komunikácia so zákazníkmi?

Denise: Každý prípad a každý zákazník je iný. Existujú zákazníci, ktorí sú ochotní spolupracovať, niektorí sú agresívni, ale to je skôr výnimka. Niektorí sa v telefóne hneď ospravedlňujú. Je im nepríjemné, že faktúra nebola zaplatená. Niektorí nesmierne ďakujú, že sa nám podarilo získať ich peniaze.

TIMOCOM: Aké vlastnosti musí mať zamestnanec inkasnej kancelárie?

Julian: Každopádne trpezlivosť. Zostať vecný. Okrem toho sú potrebné komunikačné schopnosti a usilovnosť. Niekedy treba ísť do detailu, keď musíme zhromažďovať doklady a dokumenty a vyhodnocovať ich, a potom je dôležitá určitá miera svedomitosti.

TIMOCOM: Čo vás na vašej práci baví? Čo je na nej také zaujímavé?

Geoffrey: Práca je každý deň rozmanitá. Ľudia reagujú rôzne na rovnakú vec  – ak však ide o peniaze, ide u niektorých ľudí o princíp. Potom o 25 eurách diskutujete dlhšie než o 25.000. V tom prípade už nejde o sumu, ale o to mať pravdu. A máte radosť, keď môžete poskytnúť vecnú pomoc.

Denise: Dôležité je, že môžete pomôcť druhým. Práve malé firmy sú spomedzi našich zákazníkov veľmi vďačné, keď im pomôžeme. V ich prípade môže ísť dokonca o sumy, ktoré v prípade nezaplatenia môžu ohroziť ich existenciu, ktoré my môžeme pre našich zákazníkov získať.

Julian: Každý deň je iný. Síce existuje určitá schéma vybavovania prípadov, každý prípad je však pochopiteľne iný. Vďaka tomu je tá práca taká zaujímavá. Kontrolujeme kvalitu, staráme sa o zákazníkov, upokojujeme konflikty a snažíme sa komunikovať. To všetko vyústi do spokojnosti zákazníkov, ktorá sa nám potom zasa vráti.

Denise: Urovnávame konflikty a sprostredkovávame. Táto cesta sa za mnoho rokov osvedčila a naši zákazníci ju dobre prijímajú. V súčasnosti túto službu využíva necelých 20 % zákazníkov TIMOCOM, aj z preto, že poplatky za spravovanie pohľadávok sú v porovnaní s inými inkasnými kanceláriami nižšie. V 86 % prípadov sme úspešní a v poslednom roku sa nám podarilo sprostredkovať viac ako 33 mil. eur pohľadávok. To je pre nás dôkaz, že náš postup je pre našich zákazníkov správny.

Denise: Urovnávame konflikty a sprostredkovávame. Táto cesta sa za mnoho rokov osvedčila a naši zákazníci ju dobre prijímajú.

Geoffrey: Práca je každý deň rozmanitá. A máte radosť, keď môžete poskytnúť vecnú pomoc.

Julian: Najprv treba povedať, že sporov je podstatne menej, ako by si väčšina ľudí o inkasnej službe predstavila.

Ak potrebujete pomoc s nezaplatenými faktúrami, potom vám pomôže služba Medzinárodné inkaso od TIMOCOM.

[Informujte sa o inkase]

Mohlo by vás tiež zaujímať:

Sedem najčastejších otázok o inkase v logistike

Stručný prehľad vašich práv a povinností v prípade meškania platieb

Oneskorená platba:Čo robiť v prípade neuhradených faktúr?